¿Para cancelar un procedimiento de selección es necesario la participación del área usuaria?

«3.1. Durante la fase de actuaciones preparatorias, el área usuaria es la dependencia de la Entidad que formula el requerimiento, ya sea como beneficiario directo o —por su especialidad y funciones— como el área que canaliza las necesidades de otra dependencia; mientras que, en esta misma fase de actuaciones preparatorias, el OEC se encuentra a cargo de la indagación de mercado. Por otro lado, durante la fase de selección, el OEC tiene a su cargo la realización de los procedimientos de selección de subasta inversa electrónica, la adjudicación simplificada, la comparación de precios y la contratación directa.

3.2. Durante la fase de actuaciones preparatorias, el OEC es responsable de llevar a cabo la indagación de mercado, la cual realiza sobre la base del requerimiento formulado por el área usuaria. El requerimiento puede ser mejorado, actualizado o perfeccionado, previa justificación que forma parte del expediente de contratación, siendo que dichas modificaciones deben contar con la aprobación del área usuaria. En relación con ello, debe tenerse en cuenta que durante la indagación de mercado puede surgir la necesidad del OEC de interactuar o coordinar con el área usuaria justamente para corroborar aquella información del mercado que el OEC reciba, por ejemplo a través de cotizaciones o información técnica.

3.3. En el marco de los procesos de contratación que regula la normativa de contrataciones del Estado, durante la fase de actuaciones preparatorias, el área usuaria formula el requerimiento, ya sea como beneficiario directo o —por su especialidad y funciones— como el área que canaliza las necesidades de otra dependencia. La cancelación del procedimiento de selección no es una actuación que requiera, necesariamente, de una solicitud o de alguna actuación del área usuaria de la contratación, sin embargo, podría ser posible que, para efectos de sustentar alguna de las causales de cancelación previstas en el artículo 30 de la Ley, el área usuaria pueda tener alguna participación en ello, sin que esto enerve la necesidad de cumplir con las formalidades necesarias para llevarlo a cabo. Finalmente, en la fase de ejecución contractual, el área usuaria es la responsable de dar la conformidad por las prestaciones ejecutadas por el contratista —salvo en el caso de bienes, en donde es responsabilidad de quien se indique en los documentos del procedimiento de selección— y de formular el informe en donde verifique la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias para tales efectos».

Fuente: Opinión N.º 069-023/DTN