En este caso, la controversia entre Motores Diesel Andinos S.A. (MODASA) y el Ministerio del Interior (MININTER) gira en torno a la conformidad y el pago de la prestación accesoria del servicio de mantenimiento preventivo de una flota de 25 ómnibus interurbanos adquiridos por el MININTER.
Estos son los aspectos claves de la controversia:
a) Confusión sobre la autoridad responsable de la conformidad: MODASA argumenta que existe confusión en el contrato y las bases integradas sobre qué área es responsable de emitir la conformidad del servicio. Sin embargo, el laudo arbitral señala claramente que tanto los términos de referencia como el contrato especifican que la conformidad debe ser otorgada por el Jefe del Departamento de Mantenimiento de la División de Logística de la PNP. Se resalta que MODASA no presentó consultas u observaciones sobre este punto durante la etapa correspondiente del proceso de selección, lo que sugiere que no existía confusión inicial.
b) Interpretación de la conformidad de la prestación: MODASA interpreta erróneamente las bases integradas al confundir la conformidad de la prestación por el total de los vehículos con la conformidad por el mantenimiento de cada unidad vehicular. El laudo arbitral distingue claramente entre estos dos documentos, los cuales tienen diferentes elementos, finalidades y procedimientos.
La confusión principal de MODASA radica en la interpretación de dos tipos de conformidad presentes en las Bases Integradas del contrato con el MININTER:
1) Conformidad Mensual de la Prestación del Servicio de Mantenimiento Preventivo: Esta conformidad tiene como finalidad aprobar el pago mensual del servicio prestado por MODASA. Para su emisión, el Jefe del Departamento de Mantenimiento de la División de Logística PNP requiere la presentación de una serie de documentos que acrediten la realización del servicio en cada una de las unidades vehiculares atendidas durante el mes.123
2) Acta de Conformidad del Servicio de Mantenimiento Preventivo de cada Unidad Vehicular: Este documento acredita que el servicio se realizó de manera conforme en una unidad vehicular específica. Es decir, se emite un acta por cada vehículo que recibe mantenimiento. La suma de estas actas, junto con otros documentos, permite al Jefe del Departamento de Mantenimiento de la División de Logística PNP emitir la Conformidad Mensual de la Prestación del Servicio.45
MODASA confunde el Acta de Conformidad del Servicio de Mantenimiento Preventivo de cada Unidad Vehicular con la Conformidad Mensual de la Prestación del Servicio, asumiendo erróneamente que la presentación de las primeras equivale a la obtención de la segunda.36
El laudo arbitral es contundente al diferenciar estos dos documentos y al determinar que MODASA no ha presentado la Conformidad Mensual de la Prestación del Servicio, requisito indispensable para solicitar el pago correspondiente.
c) Presentación oportuna de la solicitud de conformidad: MODASA no logra acreditar fehacientemente haber presentado la solicitud de conformidad de manera oportuna, es decir, mensualmente, según lo establecido en el contrato. La carta de requerimiento de pago presentada por MODASA no fue dirigida al domicilio contractualmente establecido, por lo que no se considera válida.
En resumen, el laudo arbitral determina que MODASA no ha cumplido con los requisitos contractuales para obtener el pago por el servicio de mantenimiento preventivo, particularmente en lo que respecta a la obtención de la conformidad por parte de la autoridad competente y a la presentación oportuna de la solicitud de conformidad.
Fuente: Laudo arbitral del 3.9.2024
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